「仕事が出来る人はメールのレスポンスが半端ない」を逆手に取る！

タイトルの如くですが、最近メールのレスポンスが早い人＝仕事が出来る人なんだな～と実感することが多いので、ちょっと記事にしてみたいと思います。

今回考えることを逆手にとると、自分である程度仕事量を調節できるかもしれません。。

仕事が出来る人はメールのレスポンスが半端ないと思った理由
仕事のメールのレスポンスで仕事量を調節できる？？
「仕事が出来る人はメールのレスポンスが半端ない」を逆手に取る際には注意あり

仕事が出来る人はメールのレスポンスが半端ないと思った理由

仕事の関係で下記のような内容のメールを一斉に20~30人程度に送る機会がそれなりにあります。

「事務局では次の勉強会のテーマを○○(薬の名前)にし、講演を▼▼先生にお願いしようと考えています。賛成・反対意見等、役員の皆様のご意見をお聞かせください。もちろんテーマの変更も可能です。時間の関係上、返答の期日は12月20日までとさせていただきます。よろしくお願い致します。」

このようなメールを12月10日に一斉に送ったとします。

すると反応はどんな感じになるでしょうか？

当日に返事をくれる人もいれば、数日後になってようやく返事をくれる人。もしくは期日以降に「遅れて申し訳ありません。賛成です。」みたいに返事をくれる人もいます。

仮に返事をくれる人を下記のように4群に分けてみました。

①当日or翌日には返事をくれる人
②数日以内に返事をくれる人
③期日ギリギリで返事をくれる人
④期日外に返事をくれる人

この4群の方々をよーく見てるとこんなことに気付きます。

①→薬剤部長や副薬剤部長など、それ相応の肩書を持った方々が多い
②→薬剤部長などの肩書はないけど、仕事に対して熱心な人
③→普通の人
④→何考えているか分からない人

※あくまで私の印象です。

①(当日or翌日返事)について

薬剤部長や副薬剤部長の方々はいろいろな仕事を抱えていることが多いので(おそらく下っ端には見えない仕事も多々あるはず…)、それ相応に忙しいはずです。

それにも関わらず返事が早く、しかもこちらが望んでいる「意見」をしっかりと述べてくれる人が多い。もちろん「長」が付く人皆が仕事が出来るとはこれっぽっちも思っていませんが、その中でもメールのレスポンスが早い人というのは、周囲からの評価もそれなりに高いと感じています。

②(数日以内に返事)について

私自身、ここの枠に入る人が一番重要かと思っています。

肩書はないけど仕事に対して熱心。つまり、「若い人」が多いです。

「若くてやる気がある」
→これだけで十分戦力だと思いませんか？？中には間違った方向にやる気を出す人もいるかもしれませんが、そこは修正してあげれば必ず戦力になると思います。

③(期日ギリギリに返事)について

ここは普通の方々といった印象です。

その仕事に対して大きな興味もないけど、仕事だから仕方ので返信しよう、、そのように考えている人がここに入るかと思います。

そして大多数の方がここに入ってしまうというのが現実のような気がしています。

④(期日外に返事)について

ここは救いようがありません(笑)

もちろん何か理由があっての返事遅れであれば良いのですが、ただ単に返信を忘れていた、何も考えが無く敢えて返事をしなかった…いろいろな方がいるとここ数年で気付かされました。

この群に入る人とはあまり一緒に仕事をしたくない、というのが私の本音です。

仕事のメールのレスポンスで仕事量を調節できる？？

複数の仕事に対してメールを返信しなければならない時に、先ほどの4群の法則を使って仕事量を調節してみたいと思います。

現在手元に振ってきてしまった複数の仕事の中で、自分が深く関わりたい、もしくは自分も仕事の中心に立って事を進めたい、そのようなものがあったとします。

このような仕事には問答無用に即答しましょう！

早すぎると①に入ってしまうかもしれませんが、とりあえず早めに返答しましょう。

あなたに肩書があれば①に入り、肩書がなくて比較的若い世代であれば自然に②に分類されるかと思います。

それでは、あまり深く関わりたくない仕事だった場合…。

もうお分かりですよね！

③に入るように、期日内ギリギリに答えるようにしてみます。

決して④にだけは入らないように注意しましょう。

④に入ってしまうと、

「今後この人には仕事を頼まない」

と思われてしまうので、必ず期日だけは守るようにしましょう。

余談ですが…

もし今後一切その人とは仕事をしたくないとなれば、あえて期日を守らないのも手かもしれませんが、人から人にそういった情報は伝わってしまうものかと思うので慎重に。